Poolfahrzeuge sind Flottenfahrzeuge, die alle Beschäftigten nutzen können. Wenn nicht jeder Mitarbeiter ein Fahrzeug haben kann oder wenn die Fahrzeuge häufig gewechselt werden, werden Poolfahrzeuge eingesetzt. Wir vergleichen Poolfahrzeuge, Firmenwagen und ihre Besonderheiten sowie die private Nutzung.
Poolfahrzeug:

Ein Poolfahrzeug ist ein Fahrzeug ohne festen Fahrer. Poolfahrzeuge können von verschiedenen Fahrern für einzelne Fahrten genutzt werden. Poolfahrzeuge geben den Beschäftigten Mobilität, ohne dass ihnen bestimmte Fahrzeuge zugewiesen werden. Die gemeinsam genutzten Fahrzeuge werden als Corporate Carsharing bezeichnet. Der Fuhrpark umfasst die Fahrgemeinschaft. Firmenfahrgemeinschaften haben wechselnde Fahrer. Flottenmanager sollten Poolfahrzeuge verwalten, um Transparenz und Sicherheit zu gewährleisten.

Poolfahrzeuge vs. Firmenwagen

Poolfahrzeuge und Firmenwagen sind unterschiedliche Flottenoptionen. Zwischen den beiden Fahrzeugtypen wird eine tabellarische Unterscheidung getroffen.

Einsatzmöglichkeiten von Poolfahrzeugen

Poolfahrzeuge verbessern die Mobilität der Mitarbeiter. Mit einem einfachen Buchungssystem für Poolfahrzeuge können sie die Auslastung und Effizienz verbessern. Alle Geschäftsreisen gelten. Geschäftsreisen erfordern nicht immer einen Zug oder ein Privatfahrzeug. Poolfahrzeuge machen Geschäftsreisen einfach und intelligent. Bei privater Nutzung ermöglicht die Bezahlung der Fahrzeuge eine höhere Auslastung.

Private und gemeinsam genutzte Fahrzeuge

Poolfahrzeuge verbieten oder beschränken in der Regel private Fahrten. Wenn die private Nutzung erlaubt ist, müssen Vorschriften wie die Ausgabe von Trackern beachtet werden. Bei privater Nutzung müssen Sachleistungen versteuert werden. Verwende die 1-Prozent-Regel oder das Fahrtenbuch.

Alle Fahrer müssen informiert werden, wenn Fahrzeuge mit GPS-Trackern ausgestattet sind. Der Tracker kann für die private Nutzung ausgestellt werden, muss aber genehmigt werden. Poolfahrzeuge müssen für geschäftliche oder private Zwecke genutzt werden.

Pooling besteuern

Die Poolfahrzeugbesteuerung erlaubt die private Nutzung. Wenn es kein Verbot der privaten Nutzung gibt, muss der geldwerte Vorteil für die private Nutzung besteuert werden. Fahrer von Poolfahrzeugen werden nicht besteuert, wenn sie das Fahrzeug nicht privat nutzen.

Privat genutzte Poolfahrzeuge werden anhand des Fahrtenbuchs des Fahrers besteuert. Alle privaten Fahrten müssen angegeben werden. Durch die Verwendung des Fahrtenbuchs können Poolfahrzeuge auf der Grundlage der Anzahl der Fahrten besteuert werden. Poolfahrzeuge ohne Fahrtenbuch würden sonst nach der 1%-Regel besteuert, was ungewöhnlich ist. Die nicht ständig zugewiesenen Poolfahrzeuge werden selten privat genutzt. Ohne Fahrtenbuch können Poolfahrzeuge nur für die private Nutzung gesperrt werden. Poolfahrzeuge ohne Fahrtenbuch werden für Geschäftsfahrten genutzt.

1%-Poolfahrzeug-Regel

Wenn es kein Verbot für die private Nutzung gibt und ein Fahrtenbuch keine Lösung ist, gilt für Poolfahrzeuge die 1%-Regel. Sie ist jedoch selten und teuer. Poolfahrzeuge werden nur selten in großem Umfang für private Zwecke genutzt. Da die Fahrzeuge für private Fahrten genutzt werden, macht die Anwendung der teuren 1%-Regel zur Besteuerung des unterstellten Einkommens wenig Sinn. In diesem Fall muss im Einzelfall geprüft werden, ob sich die 1%-Regel für Poolfahrzeuge lohnt.

Sicherheit von Pool-Fahrzeugen

Poolfahrzeuge müssen genauso sicher genutzt werden wie ein Firmenwagen. Für Poolfahrzeuge gelten die gleichen Halterpflichten und Halterhaftungsregeln wie für fest zugewiesene Firmenwagen. Bei jeder Fahrt muss eine Führerscheinkontrolle durchgeführt werden. Dieser Schritt ist mit einer App zur Führerscheinkontrolle oder einer Flottenmanagementsoftware einfacher. Für eine sichere Nutzung von Poolfahrzeugen müssen alle rechtlichen Aspekte der Fahrzeugnutzung und die Pflichten des Halters genauer beachtet werden. Nur dann können alle Poolfahrzeuge sicher genutzt werden.

Bei der Nutzung von Poolfahrzeugen muss auf die Hygiene geachtet werden. Dazu gehört, dass kein Müll im Fahrzeug zurückgelassen wird und Lenkrad und Schaltknauf vor und nach der Fahrt desinfiziert werden. Wenn das Fahrzeug gemeinsam genutzt wird, können vermeidbare Krankheiten auftreten, besonders im Winter.

Vorteile des Fuhrpark-Poolings

Zunächst sollten Unternehmen überlegen, warum Poolfahrzeuge von Vorteil sind. Es ist eine Lösung, die nicht zu den klassischen Firmenwagen passt. Poolfahrzeuge haben viele Vorteile für Flotten.

Pooling spart Geld

Das Pooling von Fahrzeugen spart Geld. Poolfahrzeuge sind billiger als fest zugewiesene Firmenwagen. Anschaffungs-, Wartungs- und Kraftstoffkosten werden reduziert.

Das digitale Fuhrparkmanagement kann die Kosten anhand der gefahrenen Kilometer zuordnen. Das hilft Fuhrparkleitern, den Bedarf zu erkennen und wirtschaftliche Anpassungen vorzunehmen. Gemeinsam genutzte Poolfahrzeuge senken oft die Kosten für den Unternehmensfuhrpark. Diese Lösung hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens und den Anforderungen des Fuhrparks ab.

Eine bessere Flottenauslastung erhöht die Effizienz.

Mit einem einfach zu bedienenden Buchungssystem oder einer App ist die Fahrzeugauslastung höher. Eine höhere Auslastung verbessert die Effizienz und bedeutet in der Regel, dass weniger Fahrzeuge benötigt werden.

Die Übertragung von selten genutzten Firmenwagen auf Poolfahrzeuge kann von Vorteil sein. Das Unternehmen und die Beschäftigten profitieren davon, wenn Poolfahrzeuge für das Home Office oder weniger häufig genutzte Fahrzeuge eingesetzt werden. In Anbetracht der Nutzung und Effizienz ist ein Firmenwagen nicht immer notwendig.

Ökologische Vorteile

Weniger Flottenfahrzeuge und ein geringerer Kraftstoffverbrauch senken die Kosten. Bessere Flottenlösungen helfen der Umwelt. Das Unternehmen legt Wert auf umweltfreundliche, schadstoffarme Lösungen. Elektrische Poolfahrzeuge sind umweltfreundlicher. E-Mobilität steigert den Umweltnutzen.
Eine breitere Nutzerbasis kommt den Mitarbeitern zugute.

Poolfahrzeuge sind nicht so exklusiv wie Firmenwagen. Dies ist ein wertvoller Vorteil für die Beschäftigten. Mehr Mitarbeiter können die Fahrzeuge nutzen, als wenn sie einen Firmenwagen hätten. Geschäftsreisen fördern Fahrgemeinschaften und die Gemeinschaft. Die Beschäftigten erhalten eine flexible Lösung, die auf ihr Nutzerverhalten zugeschnitten ist.

Ansprüche und Poolfahrzeuge

Beschäftigte bekommen keine Poolfahrzeuge. Anders als bei einem Firmenwagen gibt es kein festes Fahrzeug oder eine feste Zuordnung. Flexibilität und Effizienz bleiben hoch. Die Car Policy regelt, wer Firmenwagen oder Poolfahrzeuge nutzen darf, um Missverständnisse zu vermeiden. Unternehmen brauchen entgegen der landläufigen Meinung kein bestimmtes Fahrzeug. Schließlich erhöhen Poolfahrzeuge die Flexibilität. Das senkt die Fuhrparkkosten, ein wirtschaftlicher Vorteil.

Wenn Poolfahrzeuge privat genutzt werden, teilen sich alle Fahrer/innen den finanziellen Vorteil. In vielen Unternehmen werden Poolfahrzeuge für geschäftliche Zwecke und nicht zum Vergnügen genutzt. Das verbessert die Verwaltung und die Transparenz.

Fuhrparksoftware verwaltet Fahrgemeinschaften

Die Verwaltung von Fahrgemeinschaften ist zeitaufwändig, besonders bei größeren Flotten. Ein gültiger Führerschein ist erforderlich, und die berechtigten Fahrzeugnutzer müssen erfasst werden. Ohne ein intelligentes Fuhrparksoftware System ist es schwer, alle Anforderungen zu überprüfen und die Fahrzeugnutzung zu verfolgen. Die Kostenzuordnung zu den einzelnen Fahrzeugen und Wartungs-/Serviceterminen ist nicht zu unterschätzen, da es keinen festen Fahrer gibt. Eine Fuhrparkmanagement-Software hilft bei der Verwaltung von Poolfahrzeugen.

Die Software vereinfacht die Verwaltung von Poolfahrzeugen. Die intelligente Lösung weist die Kosten automatisch zu und zeigt die Fahrzeugauslastung und Fälligkeitstermine an. So hat der Fuhrparkmanager wenig Arbeit mit der Verwaltung von Poolfahrzeugen.